Budoucnost, virtuální kancelář: jak připravit zaměstnance

Myšlenka kancelářských prací se v posledních letech radikálně změnila. Nyní existují hybridní a vzdálené modely, které nabízejí větší flexibilitu; a stále více společností nabízí budovy ve formátu „kampusu“ se službami a estetikou, které se podobají módním hotelům a kavárnám, a „hot-desky“ namísto přidělených sedadel. Dynamika těchto nových kancelářských konceptů není slučitelná s prostředím plným papírových šanonů a šanonů, takže digitalizace všech těchto závazků pomocí vhodných nástrojů ve snaze pracovat pouze digitálně je stále důležitější.

Jaký ale bude další krok ve vývoji kanceláří? Chcete-li to zjistit, musíte se blíže podívat na pracoviště budoucnosti, jaké mohou být některé jejich klíčové pokroky a jak mohou organizace připravit na změnu celé své zaměstnance, od nováčků až po senior manažery.

Hybridní, vzdálená nebo metaverzní práce

Nejzřetelnějším aspektem, který je třeba řešit, když mluvíme o kancelářích budoucnosti, jsou hybridní modely a modely práce na dálku, které se po pandemii staly základem obchodního života. Ačkoli je Španělsko jednou z oblíbených destinací digitálních nomádů, podle nejnovějšího průzkumu pracovních sil INE pouze 14,4 % španělských pracovníků uvedlo, že někdy pracovali z domova ve čtvrtém čtvrtletí roku 2023. Pokud tyto údaje porovnáme s údaji jiných více vyspělých zemích v této oblasti, jako je Spojené království, kde 38 % zaměstnanců pracuje na dálku alespoň část týdne, si uvědomujeme, že španělské společnosti mají před sebou dlouhou cestu.

Je nutné investovat do technologie, která profesionálům umožní zcela plynulé a efektivní uživatelské prostředí jak v kanceláři, tak mimo ni, a kromě pomoci s dokončením digitální transformace vsadit na řešení pro zvýšení produktivity, spolupráce nebo mobility. V tomto posledním bodě, ačkoli se organizace snaží přizpůsobit změnám, mnohé z nich stále nemají adekvátní procesy správy dokumentů řízené pro jejich bezpečnost, přístup a spolehlivost. Papírové soubory mohou představovat problém, pokud nejsou správně uloženy nebo neexistuje žádný proces, jak zničit fyzické kopie. Zajištění digitálních kopií na pracovištích eliminuje riziko ztráty cenných informací nebo jejich pádu do nesprávných rukou, takže školení personálu o těchto protokolech je zásadní.

Když to vezmeme o krok dále, metaverze by měla potenciál vytvořit zcela digitální svět, ze kterého by se dalo pracovat a kde by se zaměstnanci vůbec nemuseli setkávat tváří v tvář (ve fyzickém formátu). Přestože je tato technologie stále v rané fázi, mnoho společností v této oblasti podniká významné kroky. Microsoft chce integrovat svou platformu VR/AR Mesh s Teams a oznámil budoucí pohlcující prostory v rámci aplikace pro zasílání zpráv, zatímco Meta vybudovala Horizon Workrooms pro pořádání schůzek s brýlemi Oculus, které přinesou nové výzvy.

Budoucnost úřadu bude virtuální: jak připravit zaměstnance na změnu

Vzestup umělé inteligence a blockchainu

Modely zpracování přirozeného jazyka mají schopnost zcela automatizovat mnoho procesů a zefektivnit práci. Mnoho organizací rychle zlepšilo fyzickou neefektivnost, ale jejich procesy back-office, jako jsou schvalovací toky, stále hodně spoléhají na manuální zásahy zaměstnanců.

Očekává se, že blockchain v roce 2024 výrazně pokročí. Kromě cloudu bude decentralizované ukládání dat a šifrování pomocí této technologie znamenat, že informace budou nejen bezpečnější, ale budou existovat inovativní způsoby, jak k nim přistupovat a analyzovat je. To opět ukazuje na nutnost digitalizace a uložení všech dat. Studie Quocirca odhaluje, že 77 % organizací skenuje veškerou nebo většinu dokumentace přímo do svých obchodních procesů, což naznačuje, že stále existuje mnoho společností, které stále spoléhají pouze na papír. A aby mohly organizace využít výhod technologie blockchain, musí nejprve ovládat správu svých dokumentů.

Zajištění talentu je pro úspěch nejdůležitější

Lidé jsou nejcennějším aktivem organizace a příprava na budoucnost vyžaduje znát pracovníky, které máte, i ty, které potřebujete. Přestože se vzdělávání věnuje stále větší pozornost, v současnosti 81 % španělských společností uvádí, že mají velké potíže najít kvalifikované pracovníky, kteří splňují jejich specifické potřeby, vyplývá ze závěrů zprávy Human Resources Trends, kterou připravily Randstad Research a CEOE.

Aby společnosti měly v budoucnu prospěch, musí tento problém řešit dříve, než se stane konkurenčním závazkem. Například zajištění toho, aby starší pracovníci měli správnou kvalifikaci prostřednictvím investic do školení, zabrání velké generační propasti v prostředí celoživotního vzdělávání a zajistí, že rozhodnutí budou přijímána se znalostí nejnovějších technologií.