K čemu je procesní modelování?

Na rozdíl od toho, co by se mohlo zdát, odpověď na otázku „kdo dělá co, kdy a s čím?“ je ve skutečnosti těžké odpovědět pro společnosti, které nemají transparentní a dostupné procesy. Každá činnost prováděná společností jsou obchodní procesy: zákaznický servis, fakturace, prodej, podpora atd.

Právě modelování podnikových procesů se snaží odpovědět na výše uvedenou otázku a ve výsledku pomáhá lépe porozumět a strukturovat pracovní postupy. Pouze ti, kteří znají své procesy od začátku do konce, je mohou optimalizovat a následně dosahovat svých obchodních cílů efektivněji.

Dosažení transparentnosti procesů díky jejich vizuální reprezentaci již nestačí. Udržování, přizpůsobování a zlepšování stávajících procesů je stejně důležité jako včasné sdělování změn těm, kterých se to týká, dodržování interních a externích předpisů a zaručení kvality.

Nikdo nemohl předvídat, že globální pandemie během několika týdnů donutí společnosti a veřejné správy drasticky změnit způsob jejich práce. V témže roce si válka na Ukrajině vynutila rychlou změnu ve způsobu, jakým mnoho organizací vykonává svou činnost, tedy své obchodní procesy.

Modelování obchodních procesů pomáhá lépe porozumět a strukturovat pracovní postupy

Malé společnosti s jednoduchými obchodními procesy se mohou rychle přizpůsobit změnám, ale není snadné provádět změny v organizacích s mnoha zaměstnanci ve více pobočkách a odděleních. V tomto typu organizace je nezbytné mít jasně identifikované – a dobře zdokumentované – procesy pro provádění změn v nich. Tímto způsobem každý zaměstnanec zná svou roli a odpovědnosti, vyhýbá se chybám a zlepšuje koordinaci mezi odděleními, aby dosáhl efektivnějších procesů.

Kromě toho činnosti, které tvoří proces, nejsou vždy stejné ani se neprovádějí ve stejném pořadí (například platbu lze provést při přijetí objednávky nebo při jejím doručení, kartou nebo v hotovosti atd. .). Jinými slovy, je třeba zvážit různé varianty procesu.

špatné nástroje

Bohužel mnoho firem používá nástroje, které nejsou určeny pro modelování procesů (PowerPoint, Excel, Visio atd.). Určitě jste někdy viděli v dílně, v pečovatelském centru nebo v nějaké jiné organizaci list nalepený na zdi se seznamem úkolů, který slouží zaměstnancům jako vodítko. Například:

1.- Vyžádejte si dokumentaci od klienta

2.- Zaregistrujte se v systému …

3.- Přejít na odd. X pro diagnostiku

Je to způsob dokumentování a komunikace procesu, ale zjevně je zde prostor pro zlepšení. Představte si, že při každé změně by se nový seznam úkolů musel poslat všem zaměstnancům k vytištění a nalepení na zeď. Proto je tak důležité mít specifický nástroj pro modelování procesů, který se snadno používá a který navíc umožňuje sdělovat procesy všem zaměstnancům. Tato aktualizace a komunikace procesů je nesmírně důležitá a je obvykle jednou z nejčastějších chyb v mnoha společnostech, které se výrazně snaží dokumentovat své procesy, vytvářejí rozsáhlé a podrobné manuály, které jsou uloženy v šuplíku (nebo ve složce v intranet) a nikdo je nekonzultuje, protože nejsou snadno dostupné a jsou obecně zastaralé.

Vzhledem k tomu, že změny jsou neustálé, optimalizace obchodních procesů prostřednictvím digitalizace by měla být chápána méně jako jednorázová událost, ale spíše jako opakující se činnost.

Zásadní roli hraje také formát, ve kterém jsou procesní modely reprezentovány. V dnešní době je důležité mít správný nástroj.

Existují specifické nástroje, které umožňují digitalizaci procesů a snadné provádění změn, což zaručuje řízení společnosti. Kromě toho usnadňují interní komunikaci a zpřístupňují procesy všem zaměstnancům bez ohledu na jejich místo nebo jazyk.

V poslední době většina společností spustila nebo zvažuje spuštění iniciativ k automatizaci procesů, které jim pomáhají zajistit efektivitu a zvýšit kvalitu. Když však zahájí projekt automatizace, uvědomí si, že proces dobře neznají a musí věnovat čas jeho analýze a zlepšování, jinak riskují automatizaci neefektivních nebo nadbytečných úkolů.

V souhrnu řekneme, že ačkoli je pro každou společnost důležité modelovat a dokumentovat své procesy, pro společnosti je nezbytné:

– Se složitými a/nebo dlouhodobými procesy.

– Působení v měnících se odvětvích.

– Se spoustou interakce mezi odděleními.

– S mnoha doplněními zaměstnanců.

– Že jsou povinni dodržovat předpisy a přijímat kontroly.

Antonio Sánchez Arnanz, obchodní ředitel GBTEC Španělsko