Výzvy archivů v době digitalizace

V současné době je u nás podle Sčítání lidu Ministerstva kultury 36 440 archivů, které sdružují španělské dokumentární dědictví. Pouze dokumentace osmi národních archivů, které jsou veřejné, by již zabírala rozšíření o více než 250 kilometrů. Pokud jsou již tato data zarážející, o to více si myslet, že velká část tohoto rozsáhlého dokumentárního dědictví není tak dostupná, jak by se v roce 2022 očekávalo.

Již v roce 1985 bylo Španělsko průkopníkem v oblasti digitalizace s projektem General Archive of the Indies. Tehdejší dostupná technologie samozřejmě nebyla srovnatelná s tím, co je nyní. Tento projekt „computerization“ měl za cíl vyřešit problémy vyplývající z nárůstu uživatelských dotazů, přičemž jedním z nejvíce znepokojujících byla skutečnost, že dokumenty se zhoršovaly stále rychleji.

Tato digitalizace byla jen o málo víc než nabízení digitálních reprodukcí dokumentů, možnost vidět obraz na obrazovce nebo tisknout nekonečné kopie, které usnadnily přístup a snížily opotřebení originálů. Ale téměř o 40 let později již skenování a digitalizaci nevidíme jako synonyma. Musíme strukturovat všechny informace v těchto dokumentárních základech a zpřístupnit je. Pomocí současné technologie s těmito materiály z minulosti dokážeme proměnit jednoduchý papír na zpracovaná data s účelem a strukturou, které přidávají skutečnou hodnotu.

Archivy čelí dvěma hlavním problémům: jejich uchování a digitální zpřístupnění informací, které obsahují.

Badatelé zcela změnili svou mentalitu a metodologii práce, požadují stále svobodnější přístup k dokumentárním sbírkám, snáze a rychleji se dostávají k informacím. Rozdíl mezi prohledáváním databáze pomocí klíčových slov a ručním listováním fyzickými knihami je zřejmý, pokud uvažujeme z hlediska pohodlí a efektivity.

Archivy proto čelí dvěma hlavním výzvám: jejich uchování a digitální zpřístupnění informací, které obsahují. Přizpůsobit se tomuto novému digitálnímu světu však neznamená „kopírovat“ to, co je ve fyzickém světě, ale spíše předělat procesy s ohledem na dostupnou technologii, aby se nejen zachoval obraz dokumentu, ale také demokratizoval přístup k datům. a tudíž, že jsou aktivní a schopné plnit požadavky organizací. A v této transformaci hrají zásadní roli specializované společnosti, jako je PFU, které svým partnerům nabízejí ad hoc technologická řešení na podporu digitalizace a integrace informací.

Vatikán si například vybral skener Fujitsu fi-7900, také s pomocí našeho softwaru Paperstream, aby pomohl s digitalizací jeho Dicastery Archives for Communication. Tento projekt zahrnoval širokou škálu dokumentů pocházejících z více než 100 let, od bulletinů vázaných ve svazcích po knihy, brožury a oznámení o událostech.

Protože se jedná o dlouhé a podrobné dokumenty, jakákoli případná chyba při skenování jedné ze stránek by mohla ovlivnit pochopení celých dokumentů, a tedy i důležitých informací. Případy, jako je tento, vyžadují řešení schopné přesně digitalizovat různé typy dokumentů, ale zároveň zajistit správné uchování jemného papíru.

I když je alespoň prozatím k určitým rozhodnutím stále nutný lidský zásah, ve službách zachycení informací je stále více inovativních nástrojů: technologie pro inteligentní extrakci i z nestrukturovaných datových zdrojů, využití inteligence Umělé pro větší automatizaci, OCR pro ručně psané texty (velmi užitečné v historických pramenech), řešení RPA atd. To lidem umožňuje soustředit se tam, kde skutečně přidávají hodnotu, a ne na mechanické a opakující se úkoly.

Z tohoto důvodu mi evropské fondy NextGen připadají jako skvělá příležitost nejen z hlediska archivů, ale pro všechny druhy organizací, jak využít informace, které v nich mají. Složitou částí je zjistit, jak tyto prostředky převést na konkrétní projekty a najít, kdo je může realizovat. Zde se musíte obrátit na specializované společnosti. Profesionálové v oblasti digitalizace nejen prodávají produkty, ale také radí a vytvářejí řešení, která našim klientům skutečně fungují.

Jesús Cabañas, regionální ředitel PFU (EMEA) Limited v Iberii