Zjednodušte procesy pomocí integrované správy dokumentů

Dokumentace je jedním z nejdůležitějších aktiv společností. Z tohoto důvodu je správa dokumentů velmi užitečným a výkonným nástrojem v každém odvětví, kde je implementována, zejména nyní s obrovské množství informací které společnosti vytvářejí. Jeho význam je ještě více zdůrazněn v odvětvích, jako je průmyslový sektor, kde jsou předpisy, které je třeba dodržovat, náročné a bezpečnostní protokoly jsou velmi přísné. V této oblasti by tato technologie měla být základním prvkem, který je třeba vzít v úvahu.

V současné době existují velké množství softwaru pro správu dokumentů na trhu, někteří s mnohaletými zkušenostmi. Pravdou ale je, že již nějakou dobu existuje tendence, aby některá řešení, jako je CRM nebo ERP, nabízela vlastního integrovaného správce dokumentů.

ERP s integrovaným správcem dokumentů: efektivnější výrobní procesy

Jak je dobře známo, ERP zlepšuje výkonnost a agilitu firmy, snižuje provozní náklady, poskytuje lepší službu či produkt, pomáhá získávat nové zákazníky a navíc je dostupný 24×7.

Obvykle je v průmyslovém sektoru nejvíce ceněno snadné přizpůsobení ERP jeho obvyklému pracovnímu okruhu. To umožňuje propojení s jakýmkoli firemním oddělením od samotné aplikace (nákup, prodej, sklad, finance…), plánování procesů, které pomáhají zkrátit průběžné doby, analýzy nákladů nebo řízení výroby prostřednictvím subdodávek (externí výrobní zakázky), mimo jiné.

Správa dokumentů je velmi užitečným a výkonným nástrojem v každém odvětví, kde je implementována

V průmyslové oblasti je používá se správce dokumentů v některých fázích výrobních procesů mít dokumenty s pracovními pokyny, plány nebo informacemi týkajícími se kvality produktů. Používá se také přidělováním různých uživatelských rolí, takže především v konečné fázi výroby je provedena kontrola kvality, kdy různí lidé zapojení do procesu mohou provést svou část auditu nebo přidat certifikáty a fotografie produktu.

Nicméně, pod hlavním předpokladem integrovat aktiva a procesy společnosti Proč v jediném pracovním okruhu nevyužít ERP, které nabízí i správu dokumentů? Integrovaní správci dokumentů mají několik výhod: hlavní je, že nabízejí větší bezpečnost při správě dokumentů, protože není potřeba vyměňovat si informace mezi aplikacemi, což může mít za následek narušení bezpečnosti, ke kterému by v procesu mohlo dojít. Například, pokud se používají formuláře nebo je aplikován konkrétní pracovní postup, můžete přejít k záznamu (zákazník, článek, výrobní zakázka atd.) a rychle přistupovat k souvisejícím dokumentům. Tyto pracovní postupy navíc umožňují integraci dokumentů v okruzích štíhlé správy.

Další velkou výhodou integrovaných správců dokumentů je agilita, pokud jde o správu dokumentů mezi různými fázemi provedení výrobního procesu. Navíc bude možné jednoduchým způsobem provádět procesy, které by při několika aplikacích byly relativně zdlouhavé nebo by dokonce nebylo možné provést.

Pokud máte ERP a samostatného správce dokumentů, kromě již zmíněného snížení bezpečnosti narazí uživatele na další nepříjemnosti; jako zjevná potřeba zaplatit za dvě licence nebo ztráta agility v provozu (tím, že musíte změnit aplikaci, abyste měli neustále přístup k potřebné dokumentaci). Kromě toho bude často nutné ověřit, zda informace správně migrovaly z jednoho nástroje do druhého. To znamená, že zkontrolujte, zda je mezi softwarem dokonalá integrace.

Stručně řečeno, použití ERP s integrovaným správcem dokumentů je Impuls pro přeměnu tradiční průmyslové společnosti na skutečnou chytrou továrnu (nebo „Smart Factory“). Uvedené ERP nám poskytne jistotu, že všechny podnikové procesy v továrně související s výměnou informací jsou co nejbezpečnější, kromě toho, že budou schopny plně využít výhody ERP a že nedojde k žádné ztrátě. při cestě.

Manuel Humanes Morillo – produktový manažer společnosti Ekon